Le budget est souvent le point le plus délicat dans l’organisation d’un EVG.
Il est important de garder un œil dessus pour éviter de te retrouver avec des dépenses excessives et des tensions dans le groupe. Voici un guide sur la gestion du budget pour organiser un EVG inoubliable sans te ruiner et sans conflit !
Établis une liste des dépenses
Fais une liste détaillée de toutes les dépenses possibles pour l’EVG. Cela peut inclure l’hébergement, les activités, les repas, les boissons, les transports, les cadeaux, etc. En énumérant tout, tu seras en mesure de mieux contrôler les coûts.
Priorise les activités et les dépenses
Une fois que tu as établi la liste des dépenses, classe-les par ordre de priorité. Identifie les éléments les plus importants pour ton groupe et toi. Cela te permettra de réserver les fonds disponibles pour les activités et les expériences qui comptent le plus.
Fixe un budget global réaliste
Une fois que tu as une idée, même vague, des dépenses pour l’EVG, il faut rapidement fixer un budget global réaliste. Implique tous les participants dans cette discussion pour t’assurer que tout le monde est à l’aise avec le montant à dépenser. Prends en compte les finances de chaque participant, car tout le monde n’a pas les mêmes moyens.
Si le groupe est globalement d’accord avec ton budget, tu pourras faire tout ce que tu as prévu. Mais bien sûr, c’est rarement le cas ;), tout le monde n’a pas les mêmes moyens et n’est pas forcément prêt à dépenser autant pour un ami moins proche que pour toi.
Dans le cas où le budget est trop élevé pour le reste du groupe, plutôt que de partir en guerre, le plus simple et le plus convivial est encore de revoir les dépenses à la baisse !
Recherche des offres et des réductions
Fais preuve de créativité dans la recherche d’offres spéciales et de réductions. De nombreux fournisseurs d’activités et d’hébergements offrent des tarifs de groupe ou des remises pour les réservations anticipées. Compare les prix et négocie lorsque c’est possible.
Opte pour des options économiques
Considère des options économiques pour certaines activités, comme la cuisine à la maison plutôt que de dîner au restaurant, ou le covoiturage pour les déplacements.
Certaines activités peuvent être très peu chères voire gratuites, bien qu’elles puissent demander un peu plus d’organisation : Olympiades, chasse au trésor,…
Notre jeu de rôle spécial EVG sur application est pour le moment complètement gratuit !
Reste dans les limites de ton budget
Le plus important est de rester dans les limites de ton budget. Ne te laisse pas emporter par la fièvre de l’EVG ! Rappele-toi que l’objectif principal est de passer un bon moment ensemble, quelle que soit la dépense.
Utilise une applications de suivi de dépenses de groupe
Utilise des applications ou des outils de suivi du budget pour garder une trace de toutes les dépenses. Cela te permettra de rester conscient de l’argent dépensé et de t’assurer que tu ne dépasses pas le budget prévu.
Tricount est une application gratuite parfaitement adaptée pour les dépenses en groupe. Note toutes tes dépenses dedans (ou les dépenses faites par n’importe quel participant pour le groupe), l’application t’indiquera à la fin le montant total par personne, et qui doit combien à qui, super pratique pour partager les coûts de façon équitable sans calculs complexes !
Tu peux même enlever des participants pour certaines dépenses, par exemple pour une activité que tout le monde n’a pas faite.
Sois flexible
La planification de l’EVG peut réserver des surprises, et parfois des coûts imprévus peuvent surgir. Sois prêt à ajuster le budget en conséquence sans compromettre l’expérience globale.
Si tu organises cet EVG, c’est probablement que c’est pour un de tes meilleurs amis, n’hésite pas à prendre en charge une partie du surcoût éventuel, ça passera beaucoup mieux auprès du groupe ;).
Garde à l'esprit le plaisir et les souvenirs
Finalement, l’EVG est avant tout une célébration de l’amitié et de l’amour de tes amis. Les souvenirs que vous créerez en passant du temps ensemble sont bien plus précieux que les dépenses. Concentre-toi sur l’amusement, les rires et les moments mémorables.
En gérant judicieusement ton budget, tu peux organiser un EVG mémorable qui ravira tout le monde tout en préservant tes finances. Avec une planification minutieuse, tu pourras profiter de cette occasion spéciale sans avoir à te soucier des coûts excessifs.